TIETOSUOJASELOSTE Myllypuron Marttojen kotisivun (https://myllypuron.marttayhdistys.fi/) Jäsenrekisterille

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Myllypuron Martat ry (”Yhdistys”)

Sähköposti: myllypuron.martat@gmail.com

Osoite: Kiviparintie 2, 00920 Helsinki

Yhteyshenkilöt: Eila Elo (sihteeri), Marita Manninen ja Hannele Hyppönen (mediamartat)

Puhelin: Sihteeri 045 3260242

1. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilötietoja (”Rekisteröity”).

1. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen tunnistaminen luotettavasti pääsyn varmistamiseksi kotisivujen Jäsenille tarkoitetuille osioille. Rekisteri on erillisessä, kotisivujen yhteydessä olevassa jäsenrekisterissä eli henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”), jonne vain kotisivujen ylläpitäjillä on pääsy.

Henkilötietojen käsittely perustuu jäsenten suostumukseen rekisterin ylläpitoon tähän tarkoitukseen.

1. Käsiteltävät henkilötiedot

Kuva 1. Myllypuron Marttojen kotisivujen yhteydessä oleva Rekisteri

Kotisivujen yhteydessä olevassa Rekisterissä (Järjestelmässä) käsitellään Rekisteröityjen jäsensopimuksen teon yhteydessä ilmoittamia tietoja. Näitä tietoja ovat:

• Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
• Rekisteröidyn kotipaikka;
• Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
• Rekisteröidyn puhelinnumero;
• [Rekisteröidyn jäsennumero];
• Sähköisen viestinnän tunnistetiedot; (Kaikki verkossa toimivat järjestelmät keräävät jonkinlaista lokitietoa (joka sisältää mm. IP-osoitteita) sekä käyttävät evästeitä.

Kuva 2. Kotisivujen yhteydessä olevan Rekisterin Lokitiedot

1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot kerätään Marttaliiton Marttarekisteristä. Lokitietoja kertyy lisäksi sähköisen viestinnän kanavalta (Yhdistyksen kotisivut).

1. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen kotisivujen yhteydessä olevaan rekisteriin (Järjestelmään), johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Näitä henkilöitä ovat Yhdistyksen sihteeri sekä Yhdistyksen mediamartat. Myös verkkosivujen alustan (Yhdistysavain) palveluntarjoajalla on pääsy tietoihin.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan Järjestelmän lokitietojen avulla.

1. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä ei luovuta verkkosivujen jäsenrekisteristä tietoja ulkopuolisille.

1. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja verkkosivujen jäsenrekisteristä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

1. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Verkkosivujen yhteydessä ylläpidettävää Rekisteriä ei käytetä suoramarkkinointiin, vaan käyttö rajoittuu pääsyn turvaamiseen Rekisteröidyille suunnattuille verkkosivuille.

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
• saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

1. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

1. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle (Seija Ahonen) osoitteeseen [sähköpostiosoite: seija.ahonen@kolumbus.fi]. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Myllypuron Martat ry

Sihteeri Eila Elo (myllypuron.martat@gmail.com)

1. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.10.2023